Qué es una Nota de Remisión y la diferencia con una factura
En el ámbito contable existen conceptos que a veces pueden ser objeto de confusión. Esto puede provocar errores a la hora de utilizar un documento u otro, así que es fundamental conocerlos bien para evitarlos. Una de las dudas más habituales es el uso de notas de remisión y de facturas debido a sus similitudes, aunque en realidad presentan importantes diferencias.
El uso de una nota de remisión no debe ser el mismo que el uso de una factura, así que vamos a explicar qué es una nota de remisión, para qué se utiliza y en qué se diferencia de una factura tradicional. ¿Quieres descubrirlo ya? Toma nota porque te lo explicamos todo a continuación.
¿Qué es una nota de remisión?
Una nota de remisión editable es un documento que recoge información relacionada con el contenido de una transacción comercial. Este documento incluye información similar a la de la factura, como puede ser el remitente, el destinatario y los datos de facturación, pero su uso es informativo y no contable, ya que solo sirve para mostrar una lista de artículos o productos que se ha entregado al cliente para que este compruebe que está todo correcto y que se corresponde con su pedido.
Este documento se utiliza de forma habitual para dejar constancia o acreditar que el pedido se ha entregado y que incluye todos los productos indicados en la nota de remisión. Para que el documento tenga validez debe ser firmado por el receptor de los productos para así dar constancia a que su pedido ha sido recibido de forma correcta y de acuerdo a las exigencias del mismo en cuanto a productos y cantidades de los mismos.
Es, por tanto, una prueba documental de que la entrega se ha llevado a cabo conforme a lo pactado entre vendedor y cliente. La nota de remisión debe expedirse por duplicado para que vendedor y comprador tengan cada uno una copia de la misma en la que se indique las mercaderías que se han entregado o los elementos que se han suministrado. En ocasiones suele expedirse por triplicado para que otra copia quede en manos de quien hace efectiva la entrega para demostrar que la entrega se ha llevado a cabo en caso de posibles reclamaciones por el comprador o el vendedor.
Entonces, ¿cuáles son las diferencias entre una nota de remisión y una factura?
La nota de remisión y la factura guardan algunas diferencias importantes que merece la pena conocer, como son las siguientes:
Inclusión en libros de contabilidad
Mientras que una nota de remisión es solo un documento informativo sin valor contable o fiscal, la factura sí debe ser introducida en los libros de contabilidad de la empresa y tiene un valor tributario que debe quedar reflejado para no incurrir en irregularidades. La factura es, por tanto, un documento valioso y una prueba que utilizar en caso de impagos. Mientras que la nota de remisión es solo un documento a nivel interno que se utiliza principalmente con fines de verificación de la mercancía.
Intervención en el proceso de compra-venta
La nota de remisión y la factura intervienen en momentos distintos del proceso de compra-venta. La nota de remisión permite al vendedor, una vez ha sido firmada por el cliente, tener constancia de que la mercancía ha sido entregada. Una vez recibe la nota de remisión firmada por el cliente, la empresa puede realizar la factura correspondiente para proceder al cobro al cliente. Por tanto, puede definirse la nota de remisión como un paso previo a la facturación para comprobar la conformidad del cliente tras la recepción de las mercaderías.
Doble comprobación
La nota de remisión es utilizada por el comprador con un doble objetivo de comprobación. En primer lugar, le sirve para comprobar que la mercancía que ha recibido se corresponde con lo que aparece anotado en la nota de remisión. La nota de remisión también es utilizada para comprobar que el vendedor no comete errores en la facturación, es decir, que lo que aparece facturado es igual que lo recibido por el cliente y lo mismo que aparecía en la nota de remisión.
Como puedes apreciar, existen diferencias notables entre la nota de remisión y la factura. Ambos documentos son utilizados de forma general en cualquier proceso de compra-venta entre empresas para garantizar la seguridad y la transparencia en todo el proceso.