¿Cómo manejar el dinero de tu tienda?
Todo minorista tiene que tener un control exhaustivo del dinero que hay en su establecimiento. Desde el inicio, se debe establecer una clara política para almacenar y manejar el dinero de tu tienda, así como los pasos a seguir para realizar los procesos de contar el dinero, recoger los recibos y cuadrar la caja. Debes seguir una estrategia clara y simple.
Cualquier propietario debe tener acceso siempre que lo desee a las ganancias diarias sólo introduciendo el dinero inicial que había en el cajero. Así, para poder llevar este control interno del dinero metálico, nuestro sistema de ventas tiene que diferenciar los tipos de compra que realizan nuestros clientes y así poder diferenciar rápidamente el dinero que tenemos en metálico en nuestro establecimiento, de las ventas totales del día. Esto es muy importante por las siguientes razones:
- Evitar tener demasiado dinero en el área de ventas.
- En caso de un posible robo.
- Para evitar la posible tentación de coger dinero del cajero sin que quede registrado.
- Saber la falta o el exceso de dinero de cada cajero particularmente.
Políticas para manejar el dinero de tu tienda
De esta manera, establecer políticas sobre el manejo del dinero es esencial desde el inicio de nuestra empresa. Para saber cuánto dinero debemos tener en nuestro cajero al inicio de nuestro trabajo, tenemos que tener en cuenta una serie de factores:
- El volumen de ventas.
- Seguridad del establecimiento y de la zona donde éste se encuentra.
- Tipo de pago que los clientes realizan.
Por lo general, tardaremos unas semanas antes de saber el dinero idóneo con el que debemos contar en el cajero al inicio de cada día.
Así, por ejemplo, si nuestros clientes tienden a pagarnos con tarjeta o cheque, no necesitaremos tanto dinero en metálico en caja. Eso sí, siempre es bueno contar con un poco más del dinero que crees que vas a necesitar, aunque nunca es bueno pasarse en exceso de esta previsión.
Para mayor seguridad, recuerda que nunca debes acumular mucho dinero en caja. Así, ve con frecuencia a depositar el dinero que sobre en el banco. Si es posible, ve acompañado de alguien. En el caso de que comiencen a ser grandes cantidades de dinero, te recomendamos contratar los servicios de una empresa de transporte de dinero, ya que disminuyes así considerablemente las posibilidades de robo.
¿Cómo cuadrar una caja?
Ya sea un cajero tradicional, eléctrico o complicados sistemas de venta, lo cierto es que cada negocio tiene que tener una máquina que ayude a procesar las ventas. Lo normal es que se cuadre la caja cada noche o al final de la jornada laboral de cada cajero. Esta operación consiste en verificar que los ingresos del día corresponden con las ventas. Cualquier pérdida o exceso de dinero tiene que ser investigado y se ha de encontrar el error para evitar posibles hurtos o errores en la facturación.
Así, cada noche se ha de obtener un documento exhaustivo de las ventas realizadas durante la jornada laboral. Junto a éste se contará el dinero efectivo que hay en caja y se graparán todos los recibos realizados mediante tarjeta o cheques y así verificar el dinero obtenido durante la jornada. Como es lógico, en esta operación se tendrán en cuenta tanto el dinero en metálico como los pagos realizados mediante tarjetas o cheques. Es muy importante que en este documento aparezca la fecha de cada día.
Otro aspecto esencial es definir el proceso mediante el cual se llevará a cabo ese cuadre de caja. Es decir, se debe especificar las personas que van a realizar este cometido cada días, los procedimientos que deben seguir, etc.
La seguridad, otro factor importante
Para una mayor seguridad, lo ideal es que se separen las funciones y sean dos personas las que realicen esta operación. Una persona contará el dinero en metálico y preparará y grapará todos los recibos de las ventas del día. La otra persona preparará el dinero que se ha llevar al banco. Las dos personas tendrán que firmar el documento de las ventas del día, firmando que son responsables de los datos que aparecen en ese documento. Igualmente, al inicio de cada jornada cada cajero tiene que contar y verificar mediante su firma el dinero que dispone al inicio de su jornada en su cajero.
Así, establecer una buena política para manejar el dinero de tu tienda evitará malentendidos y problemas. Y recuerda: ¡trata siempre de establecer políticas sencillas y eficaces, ya que es algo que debemos hacer cada día!